Sekretariatan

Kesekretariatan

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai retaris,Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempura dan tata kerjaaan organisasi .

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
A.Ruang Lingkup
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
- Menyelenggarakan rapat-rapat.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun   ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi.
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen.
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan.
- Sebagai pusat dokumentasi.

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
•Peran Strategis
•Peran Teknis
•Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
•Syarat Pengetahuan
•Syarat Keterampilan
•Syarat Kepribadian

Ruang Lingkup Sekretaris
Membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a.Menerima tamu
b.Menerima telepon
c.Mengambil dikte dan melatinkan
d.Menyimpan surat.

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.